A kapacitáskihasználtság egy felhasznált mennyiség és az elérhető kapacitás aránya. Szolgáltató csapatnál ezt munkaórában is vizsgálhatod, de előbb tisztázni kell az elérhető órák körét. A szabadság, a belső egyeztetés és az ügyfélmunkára fordítható idő következetes elkülönítése nélkül az arány félrevezető lehet.
Névleges és tervezhető idő
Szemléltető csapatunk három emberből áll, fejenként 160 órás havi névleges kerettel. A teljes keret 3 × 160 = 480 óra. Ebből 40 óra előre ismert távollét, további 56 óra belső feladat és egyeztetés. A kijelölt ügyfélmunkára tervezhető idő 480 − 40 − 56 = 384 óra.
A modellben a belső feladatot a tervezhető keret meghatározásakor már levontuk. Ezért azt a 384 órából másodszor nem vonjuk le. Más kimutatás használhat teljes jelenléti időt nevezőként, de akkor az eredményt más definícióval kell elnevezni.
Működési és számlázható kihasználtság
A hónap során a csapat 288 órát fordít az ügyfelek munkáira. Ebből 240 óra számlázható a megállapodások alapján, 48 óra például saját korrekció vagy előre vállalt, külön nem számlázott feladat. A működési kihasználtság 288/384 × 100 = 75%. A számlázható kihasználtság 240/384 × 100 = 62,5%.
A két arány közötti eltérés a külön nem számlázható ügyfélmunkát teszi láthatóvá. A teljes ügyfélidőn belül a számlázható rész 240/288 ≈ 83,33%. Ez egy harmadik, saját nevezőjű mutató, ezért külön sorban érdemes megjeleníteni.
Ha a 288 órát a 480 órás névleges kerethez osztanád, 60%-ot kapnál. Ez számtanilag helyes, de a távollét és a már elkülönített belső feladatok is a nevezőben maradnának. Egy hónapról a másikra változó számítási alap látszólagos javulást vagy romlást okozhat.
A szabad órákból mennyi új munka fér el?
A tervezhető keret és a felhasznált ügyfélidő különbsége 384 − 288 = 96 óra. Ha egy új, egyenletesen elosztható munka átlagosan három órát igényel, akkor 96/3 = 32 további munka férne bele a puszta órakeretbe.
Ez felső keret az egyszerű modellben. Ha minden új munka egyetlen szakember kétórás részfeladatát is igényli, és nála csak húsz szabad óra maradt, akkor ezen a lépésen legfeljebb tíz munka haladhat át. A teljes csapat szabad óráinak összege nem szünteti meg az egyes szaktudások és időpontok korlátját.
Ugyanígy számít a munkák darabolhatósága. Hat különálló húszperces szabad rész nem feltétlenül használható fel egy kétórás, folyamatos foglalkozásra. A kapacitás összesítése után ezért a tényleges naptárt is nézd meg.
Kétféle munkát vállalsz: az órák összetétele is dönt
A 96 szabad órát bontsuk két, egymástól elkülönített keretre: húsz óra a szűkebb szaktudást igénylő szakembernél, 76 óra a csapat többi megfelelően képzett tagjánál áll rendelkezésre. Két szemléltető munkatípus közül választhatunk, és feltételezzük, hogy mindkettőre elegendő megrendelés van.
Az A munka két szakemberórát és egy további csapatórát kér, változó teljesítési költségei után 9000 Ft fedezetet ad. A B munka fél szakemberórát és két és fél további csapatórát kér, fedezete 5000 Ft. Mindkét munka összesen háromórás; a szakmai időigényük és fedezetük eltér.
| Vizsgált elosztás | Szakember ideje | Többi csapattag ideje | Munkák fedezete |
|---|---|---|---|
| 10 A munka | 20 óra | 10 óra | 90 000 Ft |
| 30 B munka | 15 óra | 75 óra | 150 000 Ft |
| 3 A és 28 B munka | 20 óra | 73 óra | 167 000 Ft |
A harmadik elosztásban a szakember ideje 3 × 2 + 28 × 0,5 = 20 óra, a többi idő 3 × 1 + 28 × 2,5 = 73 óra. A fedezet 3 × 9000 + 28 × 5000 = 167 000 Ft. Ez a megadott két munkatípusból, egész munkadarabokkal elérhető legnagyobb fedezet is. Az ellenőrzéshez az A munkák lehetséges számát nullától tízig végig lehet venni. Minden A érték mellett a B munkák legnagyobb darabszámát a 2 × A + 0,5 × B ≤ 20 és az A + 2,5 × B ≤ 76 feltétel együttesen korlátozza; az eredményt egész darabra lefelé kell kerekíteni. A megengedett párok összevetéséből a 3 A + 28 B terv adja az egyetlen maximumot.
Ez a maximum elegendő keresletet, változatlan darabfedezetet és szabadon beosztható órákat feltételez. A tényleges naptár, a munkák sorrendje vagy további szaktudáskorlát szűkítheti a megvalósítható párok körét; ezek után újra kell választani.
Összesen 93 óra felhasználása után három csapatóra még szabad, de a szakember húsz órája elfogyott. Ezért egy további B munka sem fér el, jóllehet annak összideje szintén három óra. Az A munkák nagyobb darabfedezetéből sem következett automatikusan a legnagyobb teljes fedezet.
Az ilyen összevetéshez a kalkulátor mellett külön munkatípusonkénti táblázat kell: igényelt szakemberóra, másik kapacitásból igényelt óra és változó költségek utáni fedezet. A kész tervet ezután dátumokra is oszd be. A fenti összegek fix költségek és adózás előtti fedezetek; a rendelkezésre álló idő önmagában nem igazol új megrendelést vagy garantált nyereséget.
Mennyit ér még fél óra a szakembernél?
A 3 A és 28 B munkás tervet bővítsük egyetlen B munkával. Ehhez fél további szakemberóra és 2,5 további csapatóra kell. A többi csapattagnál az előző tervből három óra szabad, így ez a rész teljesíthető. A bővített terv 20,5 szakemberórát és 75,5 további csapatórát használ, fedezete 172 000 Ft. A többlet 5000 Ft, az új kapacitás külön költsége előtt.
Ha a fél szakemberórát külső szolgáltatótól 8000 Ft/óráért tudod megvenni, a plusz kiadás 4000 Ft, a bővítés nettó fedezeti előnye 1000 Ft. A félórás megállapodás számítási plafonja 5000 Ft lenne. Az átadás, ellenőrzés és koordináció új idejét vagy díját ebből a keretből még le kell vonni, ha felmerül.
A következő fél szakemberóra már nem tesz lehetővé ugyanígy még egy B munkát: a többi csapattagnál csak fél óra maradt, miközben ahhoz 2,5 kellene. Emiatt egy adott kapacitásbővítés értékét ne szorozd fel korlátlanul az óraszámmal. Minden következő bővítésnél újra vizsgáld meg a teljes munkamegosztást és a ténylegesen eladható mennyiséget.
Mit vezess a következő hónapban?
A kapacitáskihasználtság-kalkulátorban az elérhető, felhasznált és számlázható időt azonos egységben add meg. Tarts külön adatot a névleges keretről, az előre levont időkről és a tényleges ügyfélmunkáról. A kiinduló definíció maradjon azonos, amikor két hónapot összehasonlítasz.
Magas kihasználtságnál a várakozási idő és a csúszás is lehet döntési szempont; a százalék önmagában nem írja le a szolgáltatás minőségét. Új munka vállalásakor az összes órán túl az érintett szakembert és a szükséges összefüggő időablakot ellenőrizd.
Módszertani háttér
A felhasználás és fenntartható kapacitás arányának általános fogalmát a Federal Reserve kapacitáskihasználtságról szóló módszertani írása is használja. Az itt bemutatott szolgáltatói órakeret saját modell, iparági célértéket nem állít.
Záró tudáspróba
Válassz kérdésenként egy választ. Ez kézzel pontozható próba: minden helyes válasz 1 pont, a hibás vagy kihagyott válasz 0 pont.
1. kérdés: 480 névleges órából 40 távollét és 56 belső óra kiesik. 288 ügyfélórából 240 számlázható. Mennyi a tervezhető időre mért számlázható kihasználtság?
- A) 75%.
- B) 62,5%.
- C) 50%.
2. kérdés: A legjobb terv 3 A és 28 B munkával 20 szakemberórát és 73 további csapatórát használ. A keret 20 és 76 óra. Miért nem fér el még egy háromórás B munka?
- A) A B-hez fél szakemberóra is kellene, abból viszont már semennyi nem szabad.
- B) Mert a teljes csapat összes szabad ideje nulla.
- C) Mert a B fedezete negatív.
3. kérdés: Egy további B 5000 Ft fedezetet ad, ehhez fél szakemberóra 8000 Ft/óra díjjal megvásárolható. Más új költség nincs. Mennyi a bővítés előnye?
- A) 5000 Ft.
- B) 1000 Ft.
- C) −3000 Ft.
Megoldások és magyarázatok
- 1. B. A tervezhető keret 384 óra, a számlázható 240. A 240 / 384 = 62,5%; a 75% a teljes ügyfélidő működési kihasználtsága. Ha mást választottál, ezt nézd át újra: tervezhető keret és számlázható idő nevezője.
- 2. A. Három csapatóra valóban marad, de eltérő szaktudást nem lehet automatikusan helyettesíteni. A B fél szakemberórát és 2,5 másik csapatórát igényel. Ha mást választottál, ezt nézd át újra: külön erőforrások és szűk keresztmetszet.
- 3. B. A fél óra ára 4000 Ft, így 5000 − 4000 = 1000 Ft marad. A következő bővítést újra kell vizsgálni, mert utána a többi csapatidő válik szűkössé. Ha mást választottál, ezt nézd át újra: kapacitásbővítés különbségi fedezete.
Mit jelent az eredményed?
- 0 pont: kezdd az alapösszefüggéssel: tervezhető keret és számlázható idő nevezője. Számold végig a cikk kapcsolódó példáját.
- 1 pont: a két eltévesztett kérdés magyarázatához térj vissza, és írd le a megfelelő bemeneteket.
- 2 pont: a kihagyott vagy hibás kérdés témájában ellenőrizd a viszonyítási alapot és a feltételeket, majd számolj újra.
- 3 pont: a három vizsgált összefüggést helyesen alkalmaztad. Próbáld ki saját adatokkal, és a kapacitásbővítés különbségi fedezete rész korlátait is jegyezd fel.