A hiányzó utánvét keresését a beszedett csomagok listájával kezdd. A rendelés létrejötte, a kézbesítés, a futár elszámolása és a banki jóváírás négy külön időpont lehet. A pénzkülönbséget akkor tudod tisztázni, ha ugyanahhoz a csomaghoz mind a négy eseményt hozzárendeled.
A futárelszámolás-ellenőrző mellé készíts három exportot: a webshop rendeléseit, a futár pénzügyi elszámolását és a bank jóváírásait. Személyes vevőadatok helyett az egyeztetéshez szükséges rendelés- és csomagazonosítókat használd. A példában szereplő összegek saját szemléltető adatok, szolgáltatói díjszabást nem írnak le.
Először határozd meg az egyeztetési időszakot
Írd le, hogy a rendelés létrehozása, a csomag kézbesítése vagy az elszámolás zárónapja alapján válogatsz. Az októberben rendelt, novemberben kézbesített csomag könnyen két külön listába kerül. A futárutalás ellenőrzésénél a szolgáltató adott elszámolásába bevont küldeményeket kell azonosítani.
Rögzíts egy közös kulcsot. A webshop rendelési száma és a futár csomagszáma gyakran külön mező, ezért szükség lehet összerendelési táblára. Egy rendelés két doboza két csomagszámot jelenthet, miközben az utánvétet csak az egyik küldeményhez rendelték. Az azonos vevőnév erre alkalmatlan ellenőrző kulcs.
A várható átutalás számpéldája
Tegyük fel, hogy az adott zárási időszakban négy beszedett utánvét szerepel: 24 900, 18 500, 31 600 és 15 000 Ft. Összesen ez 90 000 Ft. Egy ötödik, 12 000 Ft-os rendelés még úton van; azt most külön, függő tételként tartjuk nyilván.
Az elszámolás 4500 Ft beszámított szállítási díjat és 900 Ft utánvétkezelési díjat tartalmaz. A várható banki jóváírás:
90 000 − 4500 − 900 = 84 600 Ft.
Ha a bankban 82 600 Ft jelenik meg, akkor 2000 Ft a megmagyarázandó különbség. Az úton lévő 12 000 Ft-os rendelés hozzáadása ezt tovább növelné, de téves időszaki alapon. A vizsgálatban először a valódi 2000 Ft sorsát kell felderíteni.
Az eltérést bontsd fel tételtípusokra
Az elszámolásban keresd a korábbi időszak korrekcióját, az újrakézbesítés díját és a visszaszállítás költségét. Ellenőrizd azt is, hogy a szolgáltató a számlát külön fizetteti-e ki, vagy beszámította az utánvétbe. Ugyanazt a díjat kétszer levonni szintén hibás egyeztetést eredményez.
A példabeli 2000 Ft lehet jogos korrekció, hibás levonás vagy a banki kivonaton külön megjelenő második utalás. Mindhárom esethez eltérő teendő tartozik. Az elszámolási sor mellé ezért rögzíts magyarázatot, bizonylatot és felelőst. A bizonytalan tételt hagyd nyitva; egy találgatott indok nem zárja le az ellenőrzést.
Visszáru és részleges visszatérítés
Különítsd el az át nem vett csomagot a kézbesítés után visszaküldött terméktől. Az elsőnél lehet, hogy utánvétet egyáltalán nem szedtek be. A másodiknál a futár már helyesen átutalhatta a teljes összeget, miközben a webshop később külön visszatérítést indított a vevőnek.
Részleges visszatérítésnél az eredeti rendelési összeg megőrzése fontos. Egy 24 900 Ft-os rendelésből visszafizetett 4900 Ft ne írja át utólag a futár által beszedett 24 900 Ft-ot. A két pénzmozgás külön időpontban és külön szereplőnél történt. A vevővel szembeni és a futárral szembeni egyenleget így lehet következetesen kezelni.
Használható zárási munkamenet
A táblázatban legyen eredeti utánvét, ténylegesen beszedett összeg, elszámolt díj, utalási azonosító és nyitott eltérés. Előbb a teljesen egyező sorokat zárd le. Ezután vizsgáld a hiányzó csomagszámokat, végül a részösszegben eltérő tételeket. A kör végén az egyező sorok és a nyitott különbségek összege adja vissza a banki ellenőrzés végösszegét.
A következő hónapra csak a valóban függő tételeket vidd tovább. A már megmagyarázott díjeltérésekből érdemes külön szabályt készíteni, hogy a következő ellenőrzésnél felismerhetők legyenek. Az automatikus párosítást bizonytalan találatnál állítsd meg, különösen több csomagos rendelések és azonos összegek esetén.
Egy elszámolás több banki utalásban
Folytassuk a 84 600 Ft-os saját példát. Ha a 82 600 Ft mellé ugyanahhoz az elszámoláshoz igazoltan megérkezik további 2000 Ft, a két banki tétel együtt 84 600 Ft, a nyitott különbség pedig nulla. Az összeg egyezésén túl az utalási közleményt és az elszámolási hivatkozást is vizsgáld: egy másik időszakból származó 2000 Ft nem zárhatja le ezt a sort.
Az úton maradt 12 000 Ft-os csomag kerüljön át a következő körbe. Tegyük fel, hogy akkor már beszedték az utánvétet, és 800 Ft igazolt levonás kapcsolódik hozzá. Az új körben 11 200 Ft banki jóváírást vársz. A két külön elszámolás összesen 95 800 Ft, de az időszakok saját egyezéseit továbbra is őrizd meg.
Egy elszámoláshoz több utalási azonosítót is engedj rögzíteni. A lezárt banki tételt jelöld felhasználtnak, így ugyanaz a jóváírás egy későbbi automatikus egyeztetésben nem rendezhet még egy követelést.
Gyakori kérdések
Elég, ha a havi végösszeg egyezik?
Két egymással ellentétes hiba kiolthatja egymást. Egy 2000 Ft-tal alacsonyabb és egy 2000 Ft-tal magasabb sor összesítve hibátlannak tűnhet. A rendelésenkénti egyeztetés ezért önálló értéket ad.
A futárköltséget nettó vagy bruttó összeggel vigyem be?
A banki pénzmozgás egyeztetésénél a ténylegesen levont összeget használd. Az eredménykimutatáshoz kapcsolódó áfakezelést külön végezd el a saját könyvelési szabályaid szerint.
Mi legyen az egyeztethetetlen sorral?
Őrizd meg nyitott státuszban, és csatold hozzá az érintett azonosítókat, összegeket, időszakot. Így konkrét eltérést lehet tisztázni a szolgáltatóval, általános pénzhiányjelzés helyett.
OpenStax – Banki egyeztetés – az időzítési eltérések és díjak dokumentálásának módszertani háttere.
Záró tudáspróba
Válassz kérdésenként egy választ, és jegyezd fel a betűjelét. Minden helyes válasz 1 pont; a hibás, kihagyott vagy több betűvel jelölt válasz 0 pont. Legfeljebb 3 pontot szerezhetsz. A megoldókulcsot a válaszadás után olvasd el.
1. A 84 600 Ft-os elszámoláshoz 82 600 és 2000 Ft igazolt jóváírás tartozik. Mennyi marad nyitva?
- A) 2000 Ft
- B) 12 000 Ft
- C) 0 Ft
2. A következő körben a 12 000 Ft utánvétből 800 Ft igazolt díjat vonnak le. Mekkora utalás egyeztethető?
- A) 12 800 Ft
- B) 12 000 Ft
- C) 11 200 Ft
3. Két rendelés eltérése +2000 és −2000 Ft. Lezárhatók kizárólag a nulla összeg miatt?
- A) Igen, a havi egyezés elegendő.
- B) Csak a két eltérés okának külön tisztázása után.
- C) Igen, ha ugyanazon a napon keletkeztek.
Megoldókulcs és értelmezés
1. C. 82 600 + 2000 = 84 600 Ft. A külön függő csomag ebbe az elszámolásba nem tartozik.
2. C. A nettó pénzmozgás itt 12 000 − 800 = 11 200 Ft; a díj levonását egyszer vesszük figyelembe.
3. B. Az ellentétes hibák kioltják egymást az összegzésben. A rendelésenkénti bizonyíték ettől még hiányozhat.
0–1 pont: Nézd át az „Egy elszámolás több banki utalásban” részt, és különítsd el a függő csomagot a bankban már megjelent pénztől.
2 pont: A hibás vagy kihagyott válasz magyarázata alapján keresd vissza a kapcsolódó számítást, majd oldd meg újra azt a kérdést.
3 pont: A három feladatban helyesen alkalmaztad a cikk összefüggéseit. A saját exportodon válassz egy több utalással rendezett elszámolást, és ellenőrizd a tételenkénti párosítást. A rövid próba csak ezeket a tanulságokat ellenőrzi.