A workshophoz külön létszám kell a bevétel, a férőhely és a megrendelt ellátás számításában. A tizenhat befizetőből lehet tizennégy megtartott jegybevétel, miközben továbbra is tizenhat adag ételt fizetsz. Ezeket az állapotokat a pénzügyi tervben is külön soron vezesd.
A fedezetipont-kalkulátor jó kiindulás, ha előtte különválasztod a rendezvény fix és résztvevőnként változó költségeit. A példában minden összeg feltételezett és egységes áfa nélküli alapon szerepel. A lemondások jogi megítélése és a tényleges visszatérítési feltételek külön ellenőrzendők.
Miből áll a költség?
Legyen a helyszín és technika 90 000 Ft, az előkészítés és az oktatói munka együtt 180 000 Ft, a kampány fix költsége 60 000 Ft. A rendezvény így 330 000 Ft fix költséggel indul. Résztvevőnként 4500 Ft további költséggel számolunk, a jegy nettó tervezési ára 34 500 Ft.
Egy fizető és teljes költséget okozó résztvevő hozzájárulása 34 500 − 4500 = 30 000 Ft. A nullszaldós létszám 330 000 / 30 000 = 11 fő. A tizenegyedik résztvevővel ebben a leegyszerűsített modellben a költségek fedezve vannak.
Három létszámváltozat
| Fizető résztvevő | Bevétel | Teljes költség | Eredmény |
|---|---|---|---|
| 8 fő | 276 000 Ft | 366 000 Ft | −90 000 Ft |
| 11 fő | 379 500 Ft | 379 500 Ft | 0 Ft |
| 16 fő | 552 000 Ft | 402 000 Ft | 150 000 Ft |
A tizennyolc férőhelyes terem kapacitása önmagában semmit sem mond arról, mennyi lesz a bevétel. A tervbe külön kerüljön egy óvatos, egy középső és egy kedvező létszám. A költséget minden változatban újra kell számolni, különösen akkor, ha egy pont felett második oktató vagy nagyobb terem szükséges.
A visszatérítés és a már megrendelt ellátás
Tegyük fel, hogy tizenhat ember fizetett, de két résztvevőnek a teljes jegyárat visszatéríted. Ha az ellátást már tizenhat főre véglegesen megrendelted, a költség marad 402 000 Ft. A megtartott bevétel csak 14 × 34 500 = 483 000 Ft. Az eredmény így 81 000 Ft.
Ha a két fő változó költségét is időben le tudod mondani, a teljes költség 393 000 Ft-ra csökken, az eredmény pedig 90 000 Ft lesz. A két változat különbsége 9000 Ft. Ezt a költséget a visszatérített jegyár mellé kell figyelembe venni, amikor a lemondási határidőt üzletileg értékeled.
Melyik létszámhoz melyik adat tartozik?
Vezess legalább négy darabszámot: jelentkezők, befizetők, visszatérítéssel érintettek és tényleges megjelenők. A díjbevétel a pénzügyi státuszhoz kapcsolódik. A kávé, étel vagy nyomtatott anyag költsége viszont a beszerzési vállaláshoz igazodhat, amelyet egy korábbi határidő rögzített.
A meg nem jelenő, visszatérítést nem kapó résztvevő más pénzügyi eset, mint az időben visszalépő és teljes díjat visszakapó vevő. A részleges visszatérítést saját összegként kezeld. Egyetlen általános „lemondási arány” ezek összekeverésével pontatlan eredményt adhat.
A megtartásról szóló döntés időpontja
Még a foglalás előtt rögzítsd, melyik napig kell megszületnie a rendezvény megtartásáról szóló döntésnek. Ekkor a már visszafordíthatatlan és a még elkerülhető költségeket válaszd külön. A teljes eredményterv és a későbbi folytatási döntés emiatt eltérő számokat használhat.
A bevételicél-kalkulátorban a kívánt eredményhez is visszaszámolhatod a létszámot. A fenti adatokkal 120 000 Ft eredményhez 450 000 Ft teljes fedezet szükséges, ami 15 fizető, teljes költséget okozó résztvevő. Ez még a példabeli tizennyolc férőhelyes teremben is megvalósítható, de nem jelent biztos értékesítési előrejelzést.
A tizenharmadik résztvevő új költségsávot indíthat
Vegyünk egy új, szemléltető feltételt: tizenkét főig elég az eredeti terem, tizenhárom főtől viszont 90 000 Ft további fix költségű helyszín kell. Az egy résztvevőre jutó 30 000 Ft fedezet változatlan.
Tizenkét főnél az eredmény 12 × 30 000 − 330 000 = 30 000 Ft. Tizenháromnál már 420 000 Ft fix költséggel számolsz, így −30 000 Ft keletkezik. Tizennégy résztvevőnél éred el az új sáv nullszaldóját. A tizenharmadik jegy tehát ebben a példában átmenetileg rosszabb eredményt hoz.
Ha továbbra is 120 000 Ft eredmény a cél, az új sávban (420 000 + 120 000) / 30 000 = 18 fő szükséges. A korábbi tizenöt fős cél többé nem elegendő. Foglalás előtt írd a létszámterv mellé a teremváltás, a második oktató és az ellátási minimum saját küszöbeit, majd mindegyik küszöb két oldalán számolj egy-egy esetet.
Gyakori kérdések
A saját oktatói időmet is költségként kezeljem?
A gazdasági tervben igen, legalább külön kimutatva. Ettől elkülönül a ténylegesen most fizetendő készpénzkiadás. A két nézet együtt mutatja meg a likviditást és a munkád megtérülését.
Számolhatok átlagos lemondási aránnyal?
Tervezési forgatókönyvként használható, ha a saját korábbi adataidból származik. Kis létszámnál az egész emberekre kerekített eseteket is vizsgáld: két visszalépő pénzügyi hatását az átlag könnyen elrejti.
Mikor szükséges újraszámolni a nullszaldót?
Árváltozás, új fix költség, másik létszámsáv vagy módosult visszatérítési feltétel esetén. A korábban kiszámolt tizenegy fő kizárólag az itt rögzített feltételekhez tartozik.
Módszertani forrás
OpenStax – Fedezet és változó költségek
Záró tudáspróba
Válassz kérdésenként egy választ, és jegyezd fel a betűjelét. Minden helyes válasz 1 pont; a hibás, kihagyott vagy több betűvel jelölt válasz 0 pont. Legfeljebb 3 pontot szerezhetsz. A megoldókulcsot a válaszadás után olvasd el.
1. Az új teremsáv 90 000 Ft fix többletével mekkora eredmény adódik 13 teljes díjas, teljes költségű főnél?
- A) 30 000 Ft
- B) −30 000 Ft
- C) 60 000 Ft
2. Hány fő kell az új sávban 120 000 Ft eredményhez?
- A) 18 fő.
- B) 14 fő.
- C) 15 fő.
3. 16 befizetőből kettő teljes visszatérítést kap, az ellátást már nem mondhatod le. Melyik adatpár helyes az eredeti költségsávban?
- A) 14 jegybevétel és 14 fő költsége.
- B) 14 jegybevétel és 16 fő költsége.
- C) 16 jegybevétel és 14 fő költsége.
Megoldókulcs és értelmezés
1. B. 13 × 30 000 − 420 000 = −30 000 Ft. Az új költség az egész rendezvényre jelentkezik.
2. A. A szükséges fedezet 420 000 + 120 000 = 540 000 Ft, ezt 18 × 30 000 Ft adja.
3. B. A visszatérítés a megtartott bevételt csökkenti, a már végleges 16 fős ellátási vállalást nem módosítja.
0–1 pont: Ismételd át a visszatérítéses esetet és az új létszámsávot. Külön számold a megtartott jegybevételt, a változó költséget és a sávos fix költséget.
2 pont: A hibás vagy kihagyott válasz magyarázata alapján keresd vissza a kapcsolódó számítást, majd oldd meg újra azt a kérdést.
3 pont: A három feladatban helyesen alkalmaztad a cikk összefüggéseit. A saját rendezvényednél ellenőrizd a költségváltó létszámot közvetlenül megelőző és követő esetet. A rövid próba csak ezeket a tanulságokat ellenőrzi.